はじめに
「DXって大企業の話でしょ？」「うちみたいな小さな会社には関係ない」
そう思っていませんか？
今回ご紹介するのは、山口県で警備業を営む従業員約10名のA社様の事例です。約1年間にわたるDX推進の取り組みを通じて、業務効率化と組織文化の変革を実現されました。
本記事では、A社様で実施した6つの施策の全体像をご紹介します。
A社様の概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | 警備業 |
| 従業員数 | 約10名 |
| 拠点 | 山口県内に複数拠点 |
| 課題 | 紙業務の多さ、情報共有の非効率、属人化 |
DX推進の全体像
A社様では、以下の6つの施策を段階的に実施しました。
6つの施策
1. 巡回アプリの開発
課題: 巡回報告が紙ベースで、リアルタイムな情報共有ができない
解決策: AppSheetで巡回報告アプリを開発
主な機能:
- コースの自動設定
- GPS位置情報の自動取得
- 写真撮影・問題報告
- 緊急連絡機能
効果: 現場でリアルタイムに報告が完結、証跡管理の信頼性向上
→ 詳細記事：AppSheetで実現する警備巡回業務のデジタル化
2. 在庫管理アプリの開発
課題: 制服・装備品の在庫数が正確に把握できない、棚卸しに時間がかかる
解決策: AppSheetでバーコード対応の在庫管理アプリを開発
主な機能:
- バーコードスキャンによる入出庫処理
- リアルタイム在庫数表示
- 棚卸し機能
- 入出庫履歴の自動記録
効果: 棚卸し時間の短縮、「探す時間」の削減、責任の明確化
3. 警備員指導実施簿アプリの開発
課題: 指導記録の紙管理が煩雑、サイン取得や検索に手間がかかる
解決策: AppSheetで指導実施簿アプリを開発
主な機能:
- タブレットでの電子サイン
- PDF出力・Googleドライブ自動保存
- 指導回数の集計・分析
- 季節別指導事項のテンプレート
効果: 記録作業の効率化、指導の標準化、監査対応の迅速化
4. シフト管理システムの改善提案
課題: チャットとシフト表の二重管理により、案件の対応漏れが発生
解決策: Googleカレンダーを中心とした運用に一本化
主なポイント:
- スプレッドシートは「下書き」に格下げ
- Googleカレンダーを唯一の情報源に
- GASで自動通知を実装
- 「カレンダー登録＝受領完了」のルール化
効果: 対応漏れゼロ、属人化の解消、全員が状況把握可能に（現在移行中）
5. Google Workspace導入セミナー
課題: Slack・LINE・メールの混在、拠点間コミュニケーション不足
解決策: 全従業員向けハンズオンセミナーを実施
カリキュラム:
- Google Chat：報連相の改革
- Google Meet：会議の効率化
- 共有ドライブ・カレンダー：情報管理
- NotebookLM：AI活用による教育効率化
効果: ツールの一元化、拠点間連携の強化、組織文化の改善
6. 生成AIの業務活用
課題: シフト作成に時間がかかる、教育資料作成の負担
解決策: Gemini・NotebookLM等の生成AIを業務に導入
活用シーン:
- シフト表のたたき台作成（Gemini）
- 教育資料の要約・Q&A対応（NotebookLM）
- 情報収集・調査
効果: シフト作成時間の短縮、教育の標準化、調査業務の効率化
DX推進のタイムライン
A社様では、以下のような流れでDXを推進しました。
| フェーズ | 時期 | 施策 |
|---|---|---|
| Phase 1 | 導入初期 | 巡回・在庫管理アプリの試験導入 |
| Phase 2 | 3ヶ月目 | 指導実施簿アプリの開発、GWS検討開始 |
| Phase 3 | 6ヶ月目 | GWSセミナー実施、シフト管理改善着手 |
| Phase 4 | 9ヶ月目 | 生成AI活用開始、各施策の定着・改善 |
| Phase 5 | 1年目 | 運用の安定化、継続的な改善サイクル |
成功のポイント
1. 小さく始める
すべてを一度に変えようとせず、効果が見えやすい施策から着手しました。
2. 既存ツールを活用する
新しいシステムを導入するのではなく、Google WorkspaceやAppSheetなど、既存のツールを組み合わせて課題を解決しました。
3. 過剰設計を避ける
「アプリ化すべきか？」を常に問い直し、既存ツールの使い方を変えるだけで解決できることはそちらを選択しました。
4. 経営者のコミットメント
経営者自身が「使う」と宣言し、率先して新しいツールを活用しました。
5. 継続的なフォローアップ
1回の研修で終わりにせず、定期的なフォローアップで定着を図りました。
投資対効果
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 初期費用 | AppSheet開発、GWSセミナー等 |
| 月額費用 | Google Workspace（約2,000円/人） |
| 効果 | 業務時間削減、対応漏れ防止、教育標準化 |
中小企業でも無理なく始められる投資規模で、着実な効果を実現しています。
こんな企業におすすめ
- 紙の帳票や報告書が多い
- 情報共有にLINEやSlack無料版を使っている
- シフト管理が属人化している
- 拠点が複数あり、コミュニケーションに課題がある
- DXに興味はあるが、何から始めればいいか分からない
まとめ
DXは大企業だけのものではありません。中小企業こそ、少ない投資で大きな効果を得られる可能性があります。
大切なのは、「何のためにやるのか」を明確にし、小さく始めて着実に成果を積み上げること。A社様の事例が、皆様のDX推進の参考になれば幸いです。
業務のデジタル化、Google Workspace導入、生成AI活用についてご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
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| 4 | 警備業での生成AI活用事例 | 先進技術活用 |
本記事は、お客様の許可を得て事例として紹介しています。