はじめに
警備業では、制服、装備品、事務用品など多くの備品を管理する必要があります。しかし、Excelや紙台帳での管理では「今、何がいくつあるのか」がすぐに分からないという課題がよくあります。
今回は、山口県の警備会社A社様で導入した「在庫管理アプリ」の事例をご紹介します。
導入前の課題
A社様では、以下のような在庫管理の課題を抱えていました。
- 在庫数の把握が困難: 制服のサイズ別在庫、装備品の数量が正確に分からない
- 棚卸しの負担: 定期的な棚卸しに多くの時間がかかる
- 入出庫の記録が曖昧: 誰がいつ何を持ち出したか追跡できない
- 発注タイミングの遅れ: 在庫切れに気づくのが遅く、業務に支障が出ることも
- 新旧の区別がつかない: 古い備品と新しい備品の管理ができていない
ソリューション：AppSheetによる在庫管理アプリ
スマートフォンやタブレットで簡単に操作できる在庫管理アプリを開発しました。
主な機能
1. バーコード検索・登録
- 既存のバーコードをスキャンして商品を検索
- バーコードがない備品には自動でIDを付与
- カメラで読み取るだけで該当商品の情報を表示
2. 入荷処理
- 入荷した備品をスキャンまたは選択
- 数量を入力するだけで在庫数に自動反映
- 入荷日時、担当者が自動記録される
3. 出荷（持ち出し）処理
- 持ち出す備品をスキャンまたは選択
- 数量と持ち出し先（警備員名など）を入力
- 在庫数から自動で減算
4. 在庫数のリアルタイム把握
- 現在の在庫数を一覧で確認
- カテゴリ別、場所別にフィルタリング可能
- 在庫が少なくなった品目をアラート表示
5. 在庫チェック（棚卸し）機能
- 実地棚卸し時に、実際の数量を入力
- システム上の在庫数との差異を自動計算
- 差異レポートを出力
画面構成
ホーム画面
├── 在庫一覧（現在の在庫状況）
├── 入荷処理（バーコードスキャン対応）
├── 出荷処理（バーコードスキャン対応）
├── 棚卸し（在庫チェック）
└── 履歴（入出荷履歴の確認）技術的なポイント
データ構造
| テーブル | 役割 |
|---|---|
| 商品マスタ | 備品の基本情報（名称、バーコード、カテゴリ等） |
| 在庫テーブル | 現在の在庫数を管理 |
| 入出荷履歴 | すべての入荷・出荷を記録 |
| 棚卸し結果 | 棚卸し時の記録を保存 |
在庫数の自動計算
AppSheetの機能を活用し、入荷処理・出荷処理が行われると在庫数が自動で更新される仕組みを実装しています。
現在庫 = 初期在庫 + 入荷合計 - 出荷合計バーコード機能
AppSheetには標準でバーコードスキャン機能が備わっています。特別な機材は不要で、スマートフォンのカメラだけで読み取りが可能です。
導入効果
定量的な効果
- 棚卸し時間の短縮: 従来の半分以下の時間で完了
- 在庫精度の向上: 実在庫とシステム在庫の差異が大幅に減少
定性的な効果
- 「探す時間」の削減: 在庫の有無がすぐに分かるように
- 発注の適正化: 在庫が少なくなったタイミングで発注できる
- 責任の明確化: 誰が何を持ち出したか記録が残る
- 制服管理の改善: サイズ別の在庫状況が一目で分かるように
警備業ならではの活用ポイント
警備業では、以下のような備品管理が特に重要です。
| 管理対象 | ポイント |
|---|---|
| 制服 | サイズ別在庫管理、新旧の区別 |
| 装備品 | 警棒、ライト、無線機などの貸出管理 |
| 消耗品 | 電池、記録用紙などの在庫切れ防止 |
| 車両備品 | 三角コーン、看板などの現場別配置管理 |
本アプリはこれらすべてに対応できる柔軟な設計となっています。
今後の展望
- 発注システムとの連携: 在庫が一定数を下回ったら自動で発注依頼
- 貸出管理機能の強化: 装備品の貸出・返却管理
- 複数拠点対応: 各営業所の在庫を一元管理
まとめ
AppSheetを使えば、自社の業務フローに合った在庫管理システムを比較的低コストで構築できます。パッケージソフトでは対応しきれない細かな要件にも柔軟に対応可能です。
在庫管理でお困りの方は、お気軽にご相談ください。
山口県警備会社A社の関連事例
本記事でご紹介したA社様では、在庫管理アプリ以外にも様々なDX施策に取り組んでいます。
- AppSheetで実現する警備巡回業務のデジタル化 - 巡回報告のリアルタイム化
- AppSheetで警備員教育記録をデジタル化 - 指導実施簿のペーパーレス化
- 警備業での生成AI活用事例 - シフト作成・教育へのAI活用
本記事は、お客様の許可を得て事例として紹介しています。