クライアント概要

項目	内容
所在地	山口県防府市
業種	不動産業（土地建物売買仲介）
導入期間	約3ヶ月（2025年2月〜5月）

導入前の課題

社長に業務が集中し、本来の仕事ができない状態に

A社様では、社長が日々の業務対応に追われ、本来注力すべき経営判断や重要な案件に時間を割けない状況が続いていました。

具体的な問題点：

コミュニケーション手段の分散 - 電話、LINE、対面など複数の手段が混在し、情報が散逸
情報の一元化ができていない - 過去のやり取りの履歴が追いづらく、引き継ぎも困難
スケジュール共有が個別管理 - 社員間で予定が見えず、業務の見通しが立てにくい
案件管理が属人化 - 社長の頭の中にしか情報がなく、社員が自律的に動けない

「今、もう忙しくて本当。自由に使えないんで時間が。」（K社長）

解決策：2つのアプローチ

gwstop

1. Google Workspaceによるコミュニケーション基盤の構築

まず、社内のコミュニケーション手段を統一し、情報を一元管理できる環境を整備しました。

ツール	活用目的
Google Chat	LINEや電話に代わる社内連絡ツール。案件ごとのスペースを作成し、履歴を検索可能に
Google カレンダー	社長・社員のスケジュールを相互共有。予定の見える化を実現
Google Meet	遠隔地とのWeb会議。移動時間を削減
Google Drive	業務資料のクラウド管理。どこからでもアクセス可能に
NotebookLM	保険の分厚いPDF資料をAIに問い合わせ。必要な情報をすぐに検索

ポイント：段階的な導入

ITツールの習熟度には個人差があるため、「小さく始めて、徐々に広げる」方針で進めました。

まずGoogle Chatで個別チャットから開始
慣れたらカレンダー共有を追加
その後、Google Meet、Driveと順次展開

2. AppSheetによる案件管理アプリの構築

社長の頭の中にあった業務ノウハウを「見える化」し、社員が自律的に案件を進められる仕組みを構築しました。

業務フローの可視化

不動産売買の業務を6つのフェーズに整理：

1. 相談依頼フェーズ
   └ 依頼受付 → 基本情報確認 → ヒアリングメモ作成

2. 媒介契約フェーズ
   └ 契約準備 → 資金計画説明 → 契約締結

3. 売却活動・交渉フェーズ
   └ 詳細調査 → 販売準備 → 買主探索 → 条件交渉

4. 契約締結フェーズ
   └ 重要事項説明書作成 → 売買契約書作成 → 双方説明 → 契約

5. 決済処理フェーズ
   └ 司法書士手配 → 支払い準備 → 代金決済 → 登記完了

6. 事後処理フェーズ
   └ 税金案内 → アフターフォロー

アプリの主な機能

案件一覧 - 全案件の進捗状況を一目で把握
タスク管理 - 各フェーズで必要な作業を自動表示
担当者設定 - 誰が何を担当しているか明確化
進捗トラッキング - 完了/未完了のステータス管理

導入の効果

Before → After

項目	導入前	導入後
連絡手段	電話・LINE・対面が混在	Google Chatに統一。履歴検索可能
スケジュール	個別管理。予定が見えない	カレンダー共有。全員の予定が見える
案件管理	社長の頭の中	アプリで可視化。社員が自律的に確認
業務フロー	暗黙知	標準化されたタスクリスト

社長の負担軽減

「〇〇の件どうなってる？」という確認の電話が減少
社員が自分でアプリを見て状況を把握できるように
社長は本来の経営判断に集中できる時間が増加

プロジェクトの進め方

時期	実施内容
2月中旬	Google Workspace導入・基本設定
2月下旬	各アプリの使い方レクチャー
3月上旬	業務フローのヒアリング・CRM設計
3月中旬	案件管理アプリの構築・テスト運用
3月下旬〜4月	実運用開始・フォローアップ

特徴：現場に寄り添った導入

定期的なオンライン/対面ミーティングでフィードバックを収集
実際の業務を通じて使い方を習得
ITが苦手なスタッフにも個別サポートを実施

まとめ

A社様のケースは、「社長に業務が集中しすぎている」という多くの中小企業に共通する課題を、ITツールの活用で解決した好例です。

成功のポイント：

段階的な導入 - 一度に全てを変えようとせず、小さく始める
業務フローの可視化 - 暗黙知を形式知に変換
現場の声を反映 - 使う人の立場に立ったツール設計
継続的なサポート - 導入して終わりではなく、定着までフォロー

Google WorkspaceとAppSheetの組み合わせにより、ノーコードで業務アプリを構築できるため、IT専門家がいない中小企業でも導入・運用が可能です。

「社長が忙しすぎて回らない」「情報共有ができていない」といった課題をお持ちの企業様、ぜひご相談ください。

【事例】不動産会社の業務改革 - 社長の仕事を社員へ分散化するGoogle Workspace × 案件管理アプリ制作