2025-07-19 - 更新日: 2025-07-19
【山口県防府市 保険・不動産業様事例】Google WorkspaceとAppSheetで脱・属人化、自走する組織」へ
こんにちは！株式会社ヒアナウはGoogle Workspace等を活用し、中小企業の業務改善をお手伝いしています。
「DXって何から？」「ツールを使いこなせるか不安…」
こうしたお悩みは、決して珍しくありません。
今回は、山口県防府市の企業様が「社長頼み」の経営から脱却し、社員が主役の組織へと変わったリアルな事例をご紹介します。
■ DXのきっかけは「社長頼み」経営からの脱却
ご支援したのは、山口県防府市で保険業・不動産業を営む企業様です。長年、社長が自ら営業からフォローまで担う、いわゆる「属人的」な経営が強みでしたが、同時に大きな課題も抱えていました。
- 顧客情報はすべて社長の頭の中で、社員には共有されない。
- 営業フォローが社長の感覚頼みで、対応漏れのリスクがある。
- 社長の遠隔勤務が増え、情報共有や業務分担が急務になった。
このままでは自分がいないと会社が回らない、という強い危機感がDXへの第一歩でした。
■ Step1：Google Workspaceでコミュニケーション基盤を整備
業務改善の第一歩はスムーズな情報共有です。そこでまず、Google Workspaceを導入し、「いつでも・どこでも」繋がれる環境を整えました。
(画像はGoogleWorkspace公式サイトのイメージです)
- Google Chat： 電話や口頭での報告をChatに切り替え。案件ごとにグループで会話することで、「誰が・いつ・何を話したか」の記録が残り、情報共有のミスや漏れが激減しました。
- Google Meet： オンライン会議で移動時間を削減。その分、お客様対応などコア業務に時間を使えるようになりました。
■ Step2：AppSheetで「会社の頭脳」となる顧客管理アプリを開発
次に、属人化解消の切り札として、AppSheetで顧客管理（CRM）アプリを構築しました。AppSheetの強みは、プログラミング不要で、安価かつ迅速に自社専用アプリを開発できる点です。
(画像はAppSheet公式サイトのイメージです)
- 顧客情報の一元管理： 契約内容や取引履歴などをアプリに集約。誰でも最新情報を確認できます。
- 地図連携で顧客を可視化： 顧客の所在地をマップ上に表示。効率的な営業ルートの計画や、「ついで訪問」が可能になりました。
- 対応履歴とToDoの共有： 活動履歴や次のアクションを全員で共有。「社長待ち」がなくなり、社員が自ら考えて動ける体制の土台ができました。
■ 導入で会社が変わった！「安心感」と「新たな気づき」
導入後、業務は劇的に変化しました。
| - | 導入前（Before） | 導入後（After） |
|---|---|---|
| 業務フロー | 社長が指示 → 社員が作業 | 社員がアプリで状況確認 → 自ら判断・行動 |
| 情報共有 | 社長の頭の中、口頭が中心 | Chatとアプリでリアルタイムに共有・記録 |
| 時間の使い方 | 社長待ち、移動時間が多い | 社員が自走。社長は経営など本来の業務に集中 |
社長からは、「一番の変化は精神的な安心感です。自分が不在でも、社員がお客様の状況を把握して動いてくれているのが分かり、安心して任せられます。地図で顧客を可視化したことで新たな営業戦略上の気づきもありました」とのお言葉をいただきました。
社員の方からも「社長に聞かなくても自分で判断できるので、仕事がスムーズに進みます」と好評です。
■ 【+α】AIの力で、さらに一歩先の営業へ
現在では、蓄積されたデータを生成AI（Gemini） と連携させる取り組みも始めています。
- 営業ヒントの提案： 蓄積データから「次にアプローチすべき顧客リスト」などをAIが提案。
- 業務の自動化： Chatの問い合わせから、ToDoリストへタスクを自動登録・通知。
「AIの導入は、追加で高い費用がかかるのでは？」と心配されるかもしれません。ですが、ご安心ください。実はGeminiは、Google WorkspaceのBusiness Standard以上のプランに標準で組み込まれているのです。つまり、普段お使いのGmailやGoogleドライブ、Chatといったツールと同じ料金内で、最先端の生成AIが利用できます。これは、生成AIの導入を検討されている中小企業にとって、最もコストパフォーマンスに優れた選択肢の一つと言えるでしょう。しかも、GoogleWorkspaceのアプリ上で利用することが可能です。これは個人向けのGeminiにはない機能です。
■ まとめ：小さな一歩が、会社を大きく変える
今回の事例は特別な話ではありません。「社長頼み」からの脱却は、多くの企業にとって共通のテーマです。その解決策として、
- Google Workspaceによるコミュニケーション基盤
- AppSheetによる柔軟な業務アプリ
この２つの組み合わせが、非常に有効に機能しました。
もし、皆さんの会社が同じような課題を抱えているなら、まずは情報共有のやり方を見直すという小さな一歩から始めてみませんか？ 私たちは、皆さんの状況に合わせた最適なDXを、伴走しながらご支援します。どうぞ、お気軽にご相談ください。
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