Google Workspace とは
Google Workspace（旧 G Suite）は、Google が提供するクラウド型オフィススイートです。インターネット接続環境があれば、いつでもどこでも仕事ができる柔軟性が特徴です。
主な機能：
- Gmail: ビジネスメール
- Google ドキュメント/スプレッドシート/スライド: オフィス文書作成
- Google Meet: ビデオ会議
- Google カレンダー: スケジュール管理
- Google ドライブ: クラウドストレージ
- Google Chat: ビジネスチャット
これらのツールはすべてクラウド上で連携して動作し、リアルタイムでの共同作業や、モバイル端末からのアクセスも可能です。
Google Workspace の利用料金
Google Workspace は、企業の規模やニーズに応じて複数のプランを提供しています。2023 年 4 月現在の日本での月額料金（税別）は以下の通りです：
- Business Starter: 680 円/ユーザー
- 30GB のクラウドストレージ
- セキュリティとマネジメントコントロール
- 標準のサポート
- Business Standard: 1,360 円/ユーザー
- 2TB のクラウドストレージ
- セキュリティとマネジメントコントロール
- 標準のサポート
- ノイズキャンセリング、録画などの Meet 機能
- Business Plus: 2,050 円/ユーザー
- 5TB のクラウドストレージ
- 拡張セキュリティとマネジメントコントロール
- 標準のサポート
- 追加の Meet 機能（出席追跡など）
- Enterprise: カスタム価格
- 省略
(詳細はオフィシャルサイトを御覧ください)
Google Workspace によるコスト削減効果
Google Workspace の導入は、単なる業務効率化だけでなく、大きなコスト削減効果ももたらします。特に、複数のツールを統合することで実現できる経費削減は、中小企業にとって魅力的なポイントとなります。
一人当たり年間約４万円のコスト削減例
以下は、一般的な企業が使用している各種ツールを Google Workspace に統合した場合の、概算コスト削減例です：
| ツール種類 | 従来のツール例 | 月額費用（概算） | Google Workspace 対応機能 |
|---|---|---|---|
| ビデオ会議 | Zoom Pro | 1,771 円/ユーザー | Google Meet |
| クラウドストレージ | Box Business | 1,881 円/ユーザー | Google ドライブ |
| チャットツール | Chatwork ビジネス | 700 円/ユーザー | Google Chat |
| メール | 独自ドメインメール | 500 円/ユーザー | Gmail |
| 合計 | 4,852 円/ユーザー | ||
| Google Workspace Business Standard | 1,360 円/ユーザー | ||
| 削減額 | 3,492 円/ユーザー |
この例では、1 ユーザーあたり月額 3,492 円、年間 41,904 円ものコスト削減が可能となります。10 名規模の企業であれば、年間で約 42 万円の経費削減効果が見込めます。
その他に GoogleWorkspace では電子署名も可能になっており、電子契約サービスの置き換えにも対応しています。
Google Workspace と AppSheet：包括的な DX ツールセット
Google Workspace の導入は、単なるオフィスツールの変更ではなく、包括的な DX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するための強力な基盤となります。特筆すべきは、Google Workspace を導入すると、ノーコード開発プラットフォームである AppSheet のコアプランが利用可能になることです。社内開発を行えば外部のベンダーに依存することなくアプリを作成し、保守することができます。
AppSheet とは
AppSheet は、プログラミングスキルがなくても、かんたんに業務アプリケーションを作成できるノーコード開発プラットフォームです。Google Workspace と深く統合されており、Sheets や Drive のデータを直接利用してアプリを構築できます。
AppSheet の利用料金
AppSheet は、Google Workspace とは別に、独自の料金体系を持っています。ただし、Google Workspace ユーザーは、AppSheet のコアプランを追加料金なしで利用できます。2023 年 4 月現在の AppSheet の料金プラン（税別）は以下の通りです。（機械翻訳にかけているのでコアプランの Core が芯に翻訳されています）
AppSheet とできることが近く、比較されることがあるサイボウズ社の kintone
kintone を利用の事業者の皆さんの中には、最近の値上げやプラグインの利用料金に困っているもいらっしゃる方も多いと思います。
AppSheet なら単体で無料から利用でき、GoogleWorkspace のアプリや gas との連携で外部拡張性も高くなっています。特に GoogleWorkspace を利用していればコアプランが無料で利用できます。
さらに、kintone は 2024 年秋から値上げされ、最低利用人数も 10 人になるようです。
AppSheet はユーザー数１人から利用できます。むしろデプロイせずに利用するなら 10 人までは無料で使用できます。
より、小規模事業者向けのツールではないでしょうか。
Google Workspace と AppSheet を活用した DX の具体例
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営業プロセスの効率化
- 従来：紙の受注書とエクセルによる顧客管理
- DX 後：Google Sheets と AppSheet を連携させた受注管理アプリを開発。営業担当者がモバイルから直接受注入力、上長承認、在庫確認までをシームレスに実施したペーパーレスに
-
現場作業の報告システム構築
- 従来：紙の報告書を事務所に持ち帰って入力
- DX 後：AppSheet で開発した専用アプリで現場からリアルタイムに報告。位置情報や写真も自動で記録し、Google Sheets に即時反映
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社内申請プロセスのペーパーレス化
- 従来：紙の申請書と押印による承認フロー
- DX 後：Google Forms と AppSheet を連携させた電子申請システムを構築。承認状況の追跡や自動リマインド機能も実装
-
在庫管理システムの最適化
- 従来：定期的な棚卸しと手動でのエクセル更新
- DX 後：AppSheet で開発した在庫管理アプリでバーコードスキャンによる入出庫管理。Google Sheets と連携し、在庫状況をリアルタイムに把握
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顧客サポートの質向上
- 従来：電話とメールによる問い合わせ対応
- DX 後：AppSheet で開発した FAQ アプリを顧客に提供。Google Chat や Meet と連携し、必要に応じてビデオサポートも実施
まとめ：Google Workspace と AppSheet をテコにした真の DX
Google Workspace と AppSheet の組み合わせは、中小企業にとって非常に強力な DX ツールセットとなります。専門的な IT 知識がなくても、自社の業務に最適化されたデジタルソリューションを内製することが可能になります。
しかし、DX はツールの導入だけでは達成されないということです。Google Workspace と AppSheet は、ビジネスプロセスの変革、組織文化の進化、そして新たな価値創造のための触媒に過ぎません。
また、Google Workspace と AppSheet を効果的に活用することで、中小企業も大企業に負けない競争力を獲得し、デジタル時代の波に乗って成長することができるでしょう。
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| GoogleWorkspace プラン名 | プロモーションコード |
|---|---|
| Business Starter | TAXWNPKKVVEPVQ9 |
| Business Standard | 3CNKJFFURY6CXMA |